X Congreso Internacional de Protocolo

Durante los días 19 al 21 de noviembre se celebró en Bilbao el X Congreso internacional de Protocolo. Tres días intensos de trabajo con más de 43 ponencias, entre interrogantes y aportaciones de diferentes profesionales del sector. Bajo el lema, 'Interrogantes y aportaciones tras casi una década de siglo XXI', el encuentro se ha desarrollado a través de diez preguntas que han sido tratadas por expertos de todo el mundo. Carlos Fuente, presidente de la Escuela internacional de Protocolo fue el encargado de la Interrogante nº8, que se reproduce en su totalidad a continuación.

Ponencia de Carlos Fuente Lafuente, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo
X Congreso Internacional de Protocolo. Bilbao, noviembre, 2009.

Interrogante 8: la clave de nuestro futuro
Este interrogante 8 incorpora en realidad otros cuatro interrogantes, que vamos a ir intentando acometer de forma breve, sencilla y práctica, y, sobretodo, muy realista. Además, de la forma más directa posible. El hecho de haber dirigido cuatro trabajos de investigación sobre el estado de la profesión me ha permitido estudiar de forma muy profunda este interrogante cuya respuesta no se limita sólo al territorio español, sino al europeo y americano, aunque obviamente cada uno de ellos tiene sus peculiaridades.
¿Qué pasa en protocolo? ¿Por qué hay tantos errores?

1. ¿Qué tiene que cambiar en esta profesión de organizadores de actos y de protocolo para que nos reconozca más?
Primero: qué somos de verdad…
(Video)
Y ahora vamos a ver que tiene que cambiar. Quizá en primer lugar la opinión que tenemos de nosotros mismos, nuestros hábitos de trabajo, nuestra formación y reciclaje, nuestra capacidad de articular y coordinar equipos y el tener un mayor dominio de los idiomas y propiciar el acceso a nuevas tecnologías, entre otras muchas cosas. Pero voy a centrarme especialmente en las cosas de nosotros mismos que tenemos que cambiar.

Resulta inconcebible que en las entrevistas realizadas a profesionales de protocolo en los tres últimos años la expresión “sentido común” haya sido la más repetida cuando se pregunta por una de las cualidades esenciales que debe tener un técnico de protocolo. Y esa respuesta para mí es un gran paso atrás… El sentido común, junto con otras habilidades sociales importantes, como la paciencia, la integración, la mano izquierda, la diplomacia, etc., es lo que facilita llevar a la práctica todos nuestros conocimientos y experiencias. No creo que un médico diga que tener sentido común es lo más importante para ejercer la medicina. Los profesionales actuales de la organización deben estudiar y prepararse ya en muchas disciplinas y materias, algunas ya tan relevantes como la Comunicación, las Ciencias Jurídicas, el Marketing, las Relaciones Públicas, el Derecho Internacional, la Diplomacia, las Habilidades Sociales, y un largo etcétera de materias que hoy son imprescindibles.

Y si no miren este cuadro de lo que los propios profesionales consideran que deben de aprender los aspirantes a meterse en este oficio:

Debemos cambiar más cosas de nosotros. Por ejemplo el escaso corporativismo y asociacionismo que tenemos, que debilita constantemente a la profesión en general. Parece mentira que con los miles de profesionales que ejercen en la mayoría de los países donde existen entidades de este tipo, ni tan siquiera alcance el 1 por ciento. Es una cifra espantosa. Y podríamos ir más lejos, es que se cuentan con los dedos de las manos los países que tienen algún tipo de asociación.
Esto nos hace muy débiles, pues no tenemos fuerza alguna para plantear nada a las administraciones, recurrir bases de oposiciones, presionar por la cualificación profesional… Si no hay unidad no hay nada. Es cierto que en puestos claves de la administración hay mucho cargo provisional que no tiene interés alguno es asociarse.

Es necesario que la Administración Central del Estado empiece a pensar en profesionales de protocolo para esos puestos en lugar de diplomáticos y militares, la mayoría más interesados en su propia carrera principal que en el mundo de la organización.
Por otra parte, debemos ser conscientes de que sin unos estudios detrás, reconocidos por una Universidad o por el Estado y la Comunidad Autónoma no somos nadie, ni lo seremos. Me parece absolutamente increíble que haya personas que se hayan dedicado y aún lo hacen a dilapidar cualquier esfuerzo en este sentido. Unos, escudados es que estos estudios son negocios –como si fuera ilícito- y otros argumentando que no valen para nada porque el oficio te lo da la experiencia, se dedican a desprestigiar algo que es vital para que nuestra profesión adquiera el prestigio y reconocimiento.

Gracias a esfuerzos de algunos, como el caso de nuestra Escuela, se ha evitado que con la oferta de estudios universitarios y otras gestiones paralelas la profesión de Protocolo no ha sido desviado de milagro a la Formación Profesional, en la rama de Asesoría de Imagen Personal y Peluquería. ¿Se imaginan?

No se entiende cómo el sector dedicado a la organización de eventos, al protocolo y a las relaciones institucionales no tiene reconocida cualificación profesional en el catálogo nacional de cualificaciones profesionales. Basta analizar el último informe del Spain Convention Bureau, sección vinculada a la FEMP, que desde 1990 viene elaborando, en colaboración con Turespaña, un informe estadístico con los datos facilitados por las ciudades asociadas e intenta recoger los resultados más significativos del mercado de reuniones. El último informe refleja cómo en el año 2007 se celebraron en las ciudades asociadas al Spain Convention Bureau (SCB) 18.790 reuniones que contaron con 3.201.171 participantes, lo que representa un nuevo incremento respecto al número de encuentros organizados en años precedentes. El crecimiento de participantes, 119.429 más que en 2006, ha permitido generar un impacto económico cifrado en más de 4.000 millones de euros. Las cifras económicas también ratifican la importancia que este mercado está teniendo. El impacto económico directo que generan los asistentes a reuniones en las ciudades españolas se elevó en el año 2007 a 4.087.773.947,40 €. El gasto medio por delegado y día de los participantes en las reuniones se sitúa en 2007 en 282,45€ Euros. En definitiva, un sector, el del mercado de reuniones, que tiene un importante impacto económico y que es organizado en un porcentaje muy amplio por personas sin una formación específica en este campo. Cifras muy altas para no exigir requisito alguno para acceder a su organización. Y si sumáramos todo lo que gastan las empresas e instituciones en eventos, a buen seguro esa cifra se multiplicaría por cien o más.
Decía antes que teníamos que cambiar muchas cosas en nuestro chip personal y corporativo. Tomémoslo en serio, porque la cosa va muy en serio. Y quien pierda el tren ahora será difícil que lo vuelva a coger.

Debemos luchar con fuerza contra el intrusismo profesional y docente, persiguiendo fraudes y timadores que esos sí que van a por la pasta y se olvidan de potenciar el sector. Debemos exigir a las asociaciones un compromiso mayor en la lucha por el reconocimiento, fomentando foros, debates, entrevistas, presiones a la administración para que la profesión alcance por lo menos la cualificación profesional oportuna.

Debemos potenciar mayor investigación, más publicaciones y libros especializados –todos tenemos tendencia a hablar de lo mismo, y sin embargo hay muchos campos que nadie toca-, aumento de foros, jornadas y congresos, pero hechos sólo en el afán de reflexionar y encontrarse, no con otras intencionalidades. Tiene que haber un compromiso personal de quien de verdad quiere esta profesión, y ese compromiso nosotros lo reivindicamos (en tanto se oficializan los estudios) mediante el acceso al carné profesional y la asunción obligatoria del contenido del Código Ético de la Profesión.

Y veamos lo que opinan los profesionales al respecto:

Para mí la Asociación Española o las asociaciones autonómicas de Protocolo (deberían extender su nombre ahora a Organización de Eventos) tienen una gran responsabilidad y nuestro futuro pasa por su fortaleza. Primero tienen que llegar a un acuerdo entre ellas para trabajar en la misma dirección y con fuerza. Segundo, deben potenciar sus políticas de concienciación en la necesidad de que la gente se inscriba y participe activamente. Tercero, mantener una presencia social y comunicacional más intensa.

Deben de llegar a acuerdos con los centros especializados en la formación, no para suplir sus ofertas pues esa no debe ser su finalidad, sino para fortaleces programas de reciclaje al alcance de todos. Y las asociaciones deben de velar para que se eviten fraudes formativos o que accedan a la docencia personas no acreditadas.
Y por supuesto toda esto no vale si los profesionales no responden a los foros y encuentros donde se fomenta el reciclaje, el encuentro y la reflexión, como por ejemplo congresos como éste u otros. Mientras que el profesional de la organización piense que su único reciclaje es la propia experiencia que va adquiriendo, irá empobreciéndose en su trabajo. Tenemos un tipo de trabajo que nos obliga a mirar a todas partes para no quedarnos atrás.

2. ¿Cómo debe de estructurarse esta profesión en relación a las categorías profesionales?

La EIP que presido ha realizado un estudio de la demanda de perfiles profesionales a través de las ofertas de prácticas y ofertas de empleo que se han gestionado a través de la Escuela y de las que tenemos la documentación que avala estas conclusiones (más de dos mil puestos de trabajo analizados al dedillo).
Los perfiles más demandados actualmente por las empresas del sector de eventos, son los siguientes:

Auxiliar de protocolo:
Personas capacitadas para la atención al público, con conocimientos básicos de protocolo (ordenaciones sencillas, colocación de banderas, orden de himnos,…). Gran capacidad de trabajo en equipo, de observación y asertivas.
Deben estar preparados para atender a los asistentes a un acto: recibirlos, acompañarlos, atender sus quejas y discernir entre las que pueden gestionar ellos mismos y las que deben derivar a un responsable, atención general en salas: cambio de agua, movimientos sencillos de invitados, ponentes, presidencias, etc.
Asistentes técnicos de protocolo
Personas capacitadas para la atención al público, con amplios conocimientos de protocolo y acostumbrados a trabajar en equipo, observadoras y asertivas.
Deben estar preparados para atender a los asistentes a un acto, así como de ser los enlaces entre éstos, los auxiliares y los técnicos u organizadores. Deben saber discernir entre los problemas que pueden resolver ellos y los que deben derivar a un superior, rapidez de adaptación a cualquier tipo de situación.
Técnicos y coordinadores de protocolo
Personas con amplios conocimientos y experiencia en el campo del protocolo y la organización de eventos y nociones de producción y montaje, dinámicas, creativas, asertivas, con demostrada capacidad de trabajo en equipo y de gestión de mismo, exquisito trato al público, dominio de los sistemas informáticos necesarios (gestión de bases de datos; diseño de invitaciones, cartelería, croquis, mapas y recorridos, correspondencia electrónica y postal, etc.), conocimiento de las necesidades de los distintos equipos implicados en la organización de un evento (prensa, seguridad,…).
Deben estar preparados para organizar un acto desde la propuesta del mismo hasta la ejecución, aportando ideas y consejos en base a su experiencia, resolviendo todos los problemas que puedan surgir, contactando con los proveedores, llevando el control del presupuesto del departamento, coordinando al equipo de protocolo y colaborando con el resto de departamentos implicados. Deben saber adaptarse a cualquier situación, desde atender a mandatarios hasta adecentar un espacio.
Jefe de protocolo:
Personas con el mismo perfil y conocimientos que un coordinador de protocolo pero con mayor experiencia, amplias dotes de mando y numerosos contactos dentro de su sector.
Secretario/Asistente de Dirección:
Personas discretas, responsables, con conocimientos de protocolo, capacidad para filtrar llamadas, correo y visitas imprevistas, con exquisito trato al público, dinámicas, con capacidad para adelantarse y adaptarse a los requerimientos e incluso estados de ánimo de la persona a la que asisten
Deben tener dominio de las herramientas informáticas necesarias y conocimientos de contabilidad.
Relaciones Públicas
Personas con capacidad para relacionarse con los distintos grupos de clientes o proveedores, trabajando por objetivos y elaborando e implementando las estrategias necesarias para difundir positivamente la imagen de la empresa o institución.
Debe saber trabajar en equipo, coordinando con los distintos departamentos de la empresa y conociendo sus tareas y competencias, teniendo una mínima formación en comunicación y protocolo.
Jefe/Director de Gabinete:
Persona con dotes de mando para dirigir el gabinete de un cargo institucional o directivo de una empresa. Con amplios conocimientos de su sector y variados contactos. Debe ser una persona dinámica, atenta, conocedora de las normas y técnicas de protocolo, de las herramientas de comunicación y seguridad; acostumbrado a trabajar en equipo y a dirigirlo, teniendo siempre en cuenta las peculiaridades, preferencias y condiciones tanto de la persona para la que trabaja como del cargo que representa.
Auxiliar de producción:
Persona con conocimientos básicos de producción y montaje. Se valora en ella la capacidad e interés por aprender.
Técnico de producción/Coordinador de producción:
Persona con amplios conocimientos de producción y montaje. Debe saber planificar, organizar, diseñar y llevar a cabo todas las necesidades de producción que se le planteen. Debe saber llevar las relaciones con proveedores y clientes, resolviendo los problemas que puedan surgir y coordinando con los distintos equipos que intervienen en un evento, especialmente protocolo, comunicación y seguridad. Debe tener conocimientos de presupuestos y contabilidad.
Director de producción:
Persona con el mismo perfil que el técnico de producción pero con mayor experiencia, amplias dotes de mando y numerosos y variados contactos en su sector.
Organizador de congresos:
Persona que conozca el mercado de reuniones, sus gestiones comerciales y domine en un nivel importante de excelencia todas las fases organizativas de un congreso.
Gestor de eventos deportivos/culturales/conferencias:
Persona con perfil comercial y/o directivo, capaz de captar eventos de estos tipos, planificarlos, organizarlos y conseguir financiación y patrocinio.

Categorías profesionales:
En virtud a todo esto podemos concluir que las categorías profesionales relacionadas directamente con la organización de actos y el Protocolo serían las siguientes (teniendo en cuentas las demandas de mercado):
- Director/jefe de Protocolo. Profesional del protocolo y la organización de eventos que asume la responsabilidad general de la organización y la coordinación de todos los aspectos que intervienen en la organización de un evento, así como del personal y de los proveedores. Su misión principal es crear y diseñar, establecer las correcciones, fijar las políticas a seguir, ser interlocutor ante sus superiores e instituciones implicadas, impulsar los trabajos y supervisarlos, dirigir los ensayos, seleccionar el personal y los proveedores y especialmente, dirigir la ejecución del evento, así como realizar la evaluación del mismo y las acciones que conllevan la obtención del ROI (Rendimientos por objetivos de inversión), su análisis y valoración.
- Coordinador de Protocolo. Profesional que asume parte de las competencias del director y junto a él participa en la gestión integral. Debe de estar al tanto de todo y sustituir a su jefe en caso de necesidad. Coordina a todos los colaboradores y asiste en todo momento a su superior.

- Técnicos de Protocolo. Son responsables de cada una de las subáreas que en el organigrama sean necesarias crear para atender todas las necesidades.
- Asistentes en Protocolo. Son personas con conocimientos en protocolo a quienes se les encomiendan tareas de control y atención a determinados invitados o a situaciones específicas (enlace de escenario, enlace de autobús, de aparcamientos, de delegaciones, etc.…). Entran a trabajar en una fase más próxima a la ejecución del evento y suponen un nivel más alto en responsabilidad con respecto al auxiliar.

- Auxiliares de Protocolo. Son conocedores de las reglas básicas de protocolo y organización que realizan tareas determinadas y de marco reducido especialmente en la ejecución de los actos. Suelen incorporarse en la fase más tardía de la preparación.
- Consultor de Protocolo. Profesional capacitado para las tareas de asesoría, consultoría y mediación.
- Investigador/docente. Especialista en investigación y análisis de fenómenos, experiencias y procesos que se llevan a cabo en las instituciones públicas y privadas como consecuencia de la planificación y organización estratégica de los eventos, así como de las innovaciones y tendencias del sector. Docente en las enseñanzas superiores o medias, así como en cursos de orientación profesional y de reciclaje profesional para impartir materias relacionadas con la organización de eventos y su protocolo.

3. ¿Cuáles deben ser las retribuciones del personal de Protocolo contratado por instituciones y empresas?
Actualmente las retribuciones o salarios varían mucho según el tipo de institución, edad, sexo o aplicación de complementos. Pero los datos que se ofrecen en los estudios sobre el Estado de la Profesión hecho por el Observatorio Profesional de la EIP permiten establecer una estimación media aproximada (precisa resulta imposible por la cantidad de variables que se producen) sobre las cantidades netas que los profesionales de protocolo de las 2.245 instituciones públicas y 1.957 empresas privadas (que cuentan con ese técnico y que respondieron a la Encuesta) que cobran mensualmente, y que se sitúan, en término medio para un nivel directivo, sobre los 3.100 euros, 2.100 euros para un coordinador, 1.600 euros para un técnico cualificado y por debajo de los 1.000-1.200 euros para un técnico con poca experiencia y menos de 900 euros para un auxiliar de protocolo.
Este estudio rompe con la creencia generalizada de que en las empresas privadas se gana más en Protocolo que en la Administración Pública. Los datos revelan que existe una cierta paridad a igualdad de rangos, aunque, como en todo, hay excepciones (se nota una gran diferencia de remuneración entre los directivos de protocolo de las primeras empresas del país y los directivos de protocolo de las primeras instituciones públicas del Estado, a favor de los privados). Por término medio, el salario neto de las mujeres directivas o coordinadoras es un 30 por ciento inferior al de los hombres en el ámbito no oficial. En el caso de España son salarios en algunos casos muy bajos en relación a otros países del primer mundo (pongamos los principales países de Europa y Estados Unidos), pero desdeluego mucho más altos que otros salarios en el resto de los países latinoamericanos y del resto del mundo.

Aunque no están los tiempos ahora para muchas exigencias, en algún momento las asociaciones deberían acometer una política con la administración pública para acomodar los niveles y por tanto los salarios a los nuevos estudios específicos que salgan y con las entidades privadas una asimilación por niveles con respecto a otros servicios importantes como puedan ser Comunicación, Relaciones Externas, etc.

En este capítulo no quisiera pasar de largo sin advertir del tremendo abuso que desde las empresas consultoras o personas jurídicas consultoras se está haciendo sobre las tarifas a cobrar por la organización de eventos. Aquí sí que es necesario regular para las personas las tarifas por trabajos que hacen como autónomos, y controlar a las empresas organizadoras (la mayor parte Agencias de Comunicación o de Producción). Con la crisis se han atado bastante el cinturón pero en tiempos de bonanza se ha facturado en muchos casos por encima del 500 por cien de beneficio. Una auténtica brutalidad. Creo que los profesionales de protocolo debemos ser los primeros en poner coto a estas tarifas mediante un mayor control y la exigencia del cumplimiento de las buenas prácticas.

En este sentido, yo propongo que a través de la Asociación Española de Protocolo se constituya un grupo de trabajo que estudie todo lo relativo a los honorarios y niveles de empresas y profesionales ya trabajen por cuenta propia o por cuenta ajena. Creo que cobrar como honorarios profesionales un porcentaje del total presupuestado, por bajo que sea, me parece una barbaridad.

Aprovecho este paso por aquí para reivindicar que estas agencias no son organizadores de eventos, aunque cuenten con creativos y técnicos capaces de llevar adelante cosas increíbles. Los verdaderos organizadores de eventos somos los tradicionalmente llamados de protocolo, que nos apoyamos para nuestros eventos en aquellas agencias, o en los cáterin o en los vehículos de alquiler o en las azafatas. Esta batalla que no ha hecho más que comenzar no debemos perderla. Hay sitio para todos, pero deberíamos entre todos establecer las fronteras.

4. ¿Y cómo tiene que llamarse nuestra profesión?
No podía faltar una pregunta clave en esta interrogante, el nombre que ha de darse oficialmente a la profesión que se encarga de organizar actos oficiales y no oficiales, cuestión que se hace más relevante teniendo en cuenta la disparidad de nombres que hay en la actualidad y los diferentes criterios que barajan los profesionales. De nuevo recurrimos al estudio del Observatorio Profesional de la EIP.

De las respuestas obtenidas en la macroencuesta la duda se mantiene, pero desde luego “Protocolo y Relaciones Institucionales” con un 41 por ciento es quien más apoyos recibe, seguido a muy corta distancia por Organizador/Gestor de Eventos con un 33 por ciento. Es curioso porque tanto Protocolo como Relaciones Institucionales, en cuanto aparecen separadas la una de la otra, pasan a tener porcentajes menos representativos.

De cualquier forma si queremos parecernos a Europa, Protocolo se ha quedado mucho más para el mundo superoficial, mientras que para el resto (es decir el trozo de la tarta más grande) se aplica “Organizadores de Eventos”. De hecho de los más de quinientos títulos oficiales existentes en Europa en este campo pasan por esa denominación. Toca pensar y decidir ya, porque mientras dudamos en Protocolo otros campean por libre comiéndose gran parte del mercado con una práctica inmoral que convierte a los de protocolo en meros acomodadores en el espectro organizador.

Conclusiones:
No somos incomunicadores, ni tratamos de enmascarar la realidad…

Es necesario un Santo Patrón para Protocolo, o un día nacional como tienen por ejemplo Argentina y Brasil… Se abre el debate, pero por Dios que no sea con este pobre San Lorenzo.

Muchas gracias.